الموضوع: بيئة الإدارة الداخلية

و تتمثل في مجموعة العناصر البشرية و المادية و المعنوية الموجودة داخل المنشاة و التي تتفاعل فيما بينها في سبيل تحقيق الإنتاج الذي تتقدم به المنشاة إلى السوق، و تعمل على إنجاز الأهداف التي جاءت من أجلها. و للإدارة القدرة على التحكم في البيئة الداخلية. و تمثل البيئة الداخلية المستوى الحضاري و الثقافي للمنظمة.
و يمكن تعريفها بأنها كل ما تتمتع به المنشاة من إمكانيات و قدرات توظفها في تحقيق أهدافها. و للإدارة القدرة على التحكم في عناصر البيئة الداخلية.
و تضم بيئة الإدارة الداخلية العديد من العناصر أهمها ما يلي: 1) حجم المنظمة، 2) طبيعة الملكية القانونية، 3) عمر المنظمة، 4) فلسفة الإدارة، 5) أنواع الصناعات، 6) المستويات المختلفة في المنظمة.


1- حجم المنظمة


يتحدد حجم المنظمة من خلال التعرف على عدد العاملين في المنظمة، أو حجم راس المال، أو المبيعات، أو من خلال أخذ معيار مركب يمثل جميع هذه المعايير. يمكن تصنيف الشركات إلى صغيرة و متوسطة و كبيرة الحجم. تتصف إدارة المنظمة الصغيرة بالبساطة و عدم التعقيد في هيكلها التنظيمي و في أسلوب إدارتها. و المنظمات الصغيرة الحجم عادة تنتج عدد محدود من السلع و تقل فيها المستويات الإدارية، كما أن درجة التخصص فيها لا تكون عالية. فتجد المدير أو المالك يقوم بمهام متعددة قد تشمل تسويق و إدارة و إنتاج.


2- طبيعة الملكية القانونية


يمكن تقسيم الشركات وفقا لنوع ملكيتها إلى ثلاث أنواع:


أولا: شركات الأفراد: و هي منظمات تكون مملوكة لشخص واحد عادة يديرها بنفسه. و هذا النوع من الشركات ينتشر بكثرة في فلسطين مثل محال البقالة و في الخدمات و المهن التجارية.
و من خصائصها:


1- تمركز السلطات في يد شخص واحد عادة يكون المالك، و يكون مسئول بالكامل عن كامل قراراته.
2- يكون لدى المالك الحافز الشخصي للبذل و العطاء و العمل ساعات طويلة من أجل إنجاح المشروع، حيث أن هذا يعتبر نجاحا شخصيا له.
3- تتصف عملية اتخاذ القرارات بالسرعة و قله البيروقراطية لأن المدير هو صاحب القرار و هو غير ملزم باستشارة أحد عند اتخاذ قرار إداري ما.


و من عيوب شركات الأفراد ما يلي:


1- ضعف إمكانياتها المادية و صغر حجم راس مالها و ذلك لاعتمادها على شخص واحد.
2- المالك مسئول مسئولية تضامنية عن جميع عن التزامات الشركة، حيث لا يوجد الفصل بين الشخصية القانونية للشركة و شخص مالكها.
3- فترة حياة الشركة محدودة بحياة مالكها.


ثانيا: شركات التضامن: و تكون مملوكة لشخصين أكثر. و عادة ينص في عقد تأسيسها على نسبة المساهمين في راس المال، نوع العمل، أسس توزيع الربح و الخسارة، سلطة كل شريك و مسئولياته. إن معظم شركات التضامن في فلسطين هي مملوكة للأسرة family-owned كأن تكون مملوكة للأب و أولاده أو الأخوة مثلا.


و من مميزاتها:


1- زيادة قدرتها المالية لاعتمادها على أكثر من فرد واحد في التمويل.
2- هناك تنوع في الخبرات الإدارية.


و من عيوبها:


1- المسئولية التضامنية و المشتركة للملاك عن ديون الشركة و التزاماتها.
2- عدم وضوح توزيع الصلاحيات لدى الشركاء.
3- تصفية الشركة و حلها تكون بانسحاب أو وفاة أحد الشركاء.
4- ارتباطات و التزامات أحد الشركاء تكون ملزمة للآخرين.


ثالثا: الشركات المساهمة: و قد تكون شركات مساهمة خصوصية حيث يكون باب المساهمة فيها مقفل و محصور في عدد محدود من الأفراد، أو شركات مساهمة عامة يسمح بإصدار أسهم و الاكتتاب فيها من قبل الجمهور.


و من أهم خصائص هذه الشركات ما يلي:


1- للشركة شخصية اعتبارية مستقلة عن شخصية مالكيها، يمكن لها أن تقاضي و تتقاضى كشخص قانوني مستقل. كما أن التزامات الشركاء في حالة خسارة الشركة تكون فقط بقيمة مشاركتهم في راس المال.
2- يمكن أن تمتد حياة الشركة لفترة زمنية طويلة، فحياتها لا ترتبط بحياة مالكيها.
3- لا تعتمد الشركة على الملاك فقط كمصدر للإدارة أن الإنتاج و بالتالي قدرتها على توفير المهارات و الكفاءات في مختلف الأعمال تكون أكبر.
4- لدى الشركة قدرات مالية كبيرة و ذلك لتعدد الشركاء. كذلك للشركة مركز مالي جيد و هذا يعزز من قدرتها على الاقتراض.


أما أهم العيوب فهي كالآتي:


1- تتصف عملياتها بالبيروقراطية و طول إجراءات اتخاذ القرار و هذا قد يؤدي إلى إضاعة فرص في الاستثمار و التسويق تحتاج إلى سرعة البث فيها.


2- تعقيد الهيكل التنظيمي للشركة و عدم وضوح الصلاحيات في الكثير من الحالات. و هذا يبدو جليا للعيان في الشركات المساهمة الفلسطينية المحدودة، حيث أن العديد من هذه الشركات صفيت بسبب عدم القدرة على توزيع الأدوار بين الشركاء و انعدام روح العمل الجماعي.

3- عمر المنظمة
الشركات الحديثة النشأة تكون ذات تجربة محدودة و غير متمرسة بما فيه الكفاية في الإدارة، و هي لم تستقر بعد بدقة في أهدافها و اتجاهاتها. أما الشركات القديمة فتكون أهدافها قد حددت بدقة و طاقمها الإداري له رؤيا واضحة و صلاحيات محددة و هذا يساعد في عمليات الضبط و المراقبة بصورة أفضل.

4- فلسفة الإدارة


يقصد بفلسفة الإدارة قناعتها و مواقفها تجاه المتغيرات و عوامل الإنتاج و أساليب الإدارة. و من أهم عناصر هذه الفلسفة ما يلي:


1- الاقتناع بأهمية المناخ المحيط بالإدارة و استحداث أساليب للتعامل مع مكوناته.
2- السعي إلى استيعاب التكنولوجيا الحديثة و الإيمان بأهميتها في تعزيز القدرة التنافسية للشركة.
3- الاستخدام الذكي لتكنولوجيا المعلومات و إعادة رسم و هيكلة التنظيمات و الأساليب الإدارية وفقا لذلك.
4- الاعتراف بمفهوم الجودة الشاملة كمفهوم شامل يغطي كافة نواحي العمل الإداري.
5- ضرورة إدراك أن العالم وحدة واحدة منفتح على بعضة البعض، و يجب الخروج من الحيز الإقليمي في التعامل إلى الحيز العالمي.
6- إدراك أهمية العميل و الإيمان بأنه دائما على حق و يجب السعي دائما إلى إشباع حاجاته و رغباته.
7- الاهتمام بأهمية العنصر البشري للمنظمة و ضرورة النظر إليه كأصل و ليس كتكلفة.


إن قناعات الإدارة و موقفها تجاه هذه العناصر السالفة الذكر تؤثر بالتأكيد في أساليبها و ممارساتها الإدارية.


5- أنواع الصناعات


تؤثر نوعية الصناعة في نوعية الأنشطة و الأعمال الداخلية فيها. فقد تكون الصناعات استخراجيه، تحويلية، صناعات يدوية، تجميعية، صناعات الخدمات. فالهيكل التنظيمي و تفويض السلطات و طريقة اتخاذ القرارات تختلف في هذه الصناعات و ذلك لاختلاف أهدافها و الأنشطة التي تقوم بها. فقد تكون بعض هذه الصناعات كثيفة رأس المال و قد تكون كثيفة العمالة و هكذا.


6- المستويات المختلفة في المنظمة


تنقسم المستويات الإدارية في المنظمات إلى ثلاث مستويات: 1) الإدارة العليا، 2) الإدارة الوسطى، 3) الإدارة الدنيا.




أولا: الإدارة العليا


و هي تمثل قمة الهرم في التنظيم و مسئولياتها وضع السياسات الرئيسة للمنظمة، و تحديد الأهداف العامة للمنظمة، و إعداد الخطط الاستراتيجية، و تقديم القيادة السليمة للمنشأة.


ثانيا: الإدارة الوسطى


تقوم هذه الإدارة بوضع السياسات التنفيذية الخاصة بالمشاكل و الأمور اليومية، و هذا يتطلب الانسجام و التنسيق بين مستويات التنفيذ في أقسام المنظمة. و تمثل الإدارة الوسطى دور حلقة الوصل بين الإدارة العليا و الإدارة الدنيا. فلا بد ان تترجم الخطط طويلة الأجل المعدة من قبل الإدارة العليا إلى خطط متوسطة المدى تعدها الإدارة الوسطى و تنفذها الإدارة الدنيا.


ثالثا: الإدارة الدنيا (التنفيذية)


تقوم بمراقبة التنفيذ اليومي لأعمال الشركة من إنتاج و تسويق أو تخليص أمور روتينية. و يتم الوصول على مستوى هذه الإدارة إلى أكثر الأمور تفصيلا من حيث إجراءات العمل. فلا بد أن تترجم الخطط متوسطة المدى إلى خطط تفصيلية قصيرة المدى. و يكون المديرين هنا منهمكين أكثر في الأعمال الروتينية.
كلما اتجهنا في الهيكل التنظيمي إلى أعلى كلما قل الاهتمام بالأمور الروتينية و التنفيذية و زاد الاهتمام و التركيز على القضايا الاستراتيجية. بينما تهتم المستويات الدنيا في التنظيم في القضايا الروتينية و التنفيذية و هذا بالتأكيد ينعكس على المهارات المطلوبة.