مبادىء تقارير الكفايةيخضع نظام تقارير كفاية الأداء لعدة مبادىء وأحكام يمكن إجمالها فيما يلي:1- استثناء القيادات من تقارير الكفاية:إن من أصعب الأمور تقويم أداء وظائف الإدارة العليا، وذلك للتنوع الكبير في أعمالها ولصعوبة تنميط هذه الأعمال، فالوظيفة الأساسية للإدارة العليا هي اتخاذ القرارات، ومن الصعب تقويم عمل متخذ القرارات، كما أنه من الصعب على أفراد الإدارة العليا أن يخضعوا لعملية التقويم خاصة وأن بعضهم ليس له رؤساء مباشرين.2- دورية وتتابع مراحل تقرير الكفاية:يستلزم الأخذ بنظام تقارير الكفاية الوظيفية كتابتها بصفة دورية تحقق لها ميزة الدوام والاستمرار، ويستلزم كذلك تتابع مراحل الكتابة، وهو ما يوجب تحديد مدة زمنية معينة يتم خلالها قياس أداء الموظف بواسطة الرئيس الإداري المباشر إلى جانب استلزام عرض التقارير في النهاية على الجهات أو الرئاسات الإدارية الأعلى لاعتماده.3- موضوعية تقارير الكفاية:إن الأخذ بنظام تقارير الكفاية يستلزم توفر عناصر موضوعية في الأساس، وهذا ما يوجب كتابتها على نماذج موضوعة ومدروسة سلفاً في ضوء معايير أداء محددة تعتمد على تحليل الوظائف وتصنيفها، وهذه المعايير يجب أن يتم الإعلان عنها لمراعاتها من جانب الموظفين وحتى يطمئنوا على نتائج أدائهم.4- حصر درجات الكفاية:يجب تحديد درجات الكفاءة بشكل يعكس طبيعة العنصر إلى حد كبير، ويجب ألاّ يكون عدد الدرجات كثيراً أكثر من اللازم ولا أقل من اللازم، وجرت العادة أن تكون بين أربع وست درجات، أعلاها ممتاز، ثم جيد جداً وجيد ومقبول وضعيف، وقد تحدد الدرجات بشكل كمي وليس وصفياً كما هو الحال في النظام الأمريكي.5- العلنية النسبية لتقرير الكفاءة:كثيراً من أنظمة الخدمة المدنية تأخذ بمبدأ سرية تقارير الأداء وذلك حين يكون التقدير مرضيا للموظف، أما أقل من مرضي، فيعرض عليه التقرير حتى يتجنب العيوب في أدائه.6- إجازة التظلم من التقارير:إن حسن إدارة نظام تقييم الأداء تستلزم إعطاء الموظف المتضرر من التقرير حق التظلم إدارياً لدى الجهة المختصة عند اللزوم، ووفقاً للإجراءات التي تحدد في هذا الشأن، وخلال مواعيد يحددها المسؤولون تبدأ من تاريخ إعلام الموظف بالتقدير، كما تقتضي أيضاً ضرورة البت في التظلم المقدم خلال مواعيد محددة بعد سماع أقوال المتظلم وتحقيقها.7- الاعتماد على تقارير الكفاية في سائر وظائف شئون الموظفين:إن الاعتداد بآثار تقارير الكفاية عند النظر في المكافآت والترقيات وعند تصميم برامج التدريب وإعادة النظر في نظم التعيين وغيرها من نظم شئون العاملين أمر ضروري لحسن إدارة الموارد البشرية في المنظمة، وإلاّ لما كان هناك داعٍ أصلاً لوضع نظام لتقارير الكفاية يتكلف الكثير من النفقات وجهد الرؤساء والمرؤوسين ومسؤولي شؤون الموظفين دون أن يكون له نتيجة يؤخذ بها.