الفكرةيجب أن يكون للمشروع الخاص بك قائد واحد، شخص واحد يضمن تنفيذ جميع الأعمال التي تم تحديدها في الخطوة السابقة. إن مدير المشروع ليس مجرد لقب، ولكنه وظيفة حقيقية لها مهام حقيقية، وهذه المهام تتطلب القيام بكل ما يجب القيام به لضمان إتمام جميع الأعمال التي تم تحديدها في الخطوة 2. من الواضح أنه لا يمكن إتمام هذه المهام إلا عند تنحية عنصر الوقت جانباً. ومن المبادئ الجيدة أخذ 10% من إجمالي الجهد (وليس الفترة الزمنية) في مشروعك وإضافتها لإدارة المشروع.
ما تقوم به1. احسب 10% من إجمالي الجهد (لا الفترة الزمنية) الذي تبذله في المشروع.2. ضع عملاً إضافياً في هيكلية تقسيم العمل الخاصة بك والتي تسمى "إدارة المشروع" مع حجم الجهد الذي حسبته في النقطة (1).3. انتقل للخطوة 4.
إيجاد أشخاص للقيام بالعملالفكرةتواجه إدارة المشروعات مشكلة في المتطلبات والموارد شأنها شأن الكثير من الأشياء في الحياة، ونعنى بالمتطلبات العمل المفروض إتمامه (الذي يتم تحديده في الخطوة 2)، أما الموارد فتأتى هنا في هذه الخطوة. إذا كان هناك عمل يتطلب 100 شخص- يوم للقيام به، فيجب أن يتم توفير أشخاص ووقت للقيام بمجهود 100 شخص -يوم لإنجاز هذا العمل.بالطبع تنشأ المشكلة لأن المتطلبات (العمل المفروض إتمامه) تميل للازدياد (هل يمكننا إتمام هذا الجزء الإضافي؟ "كنت أعتقد أنه متضمن بالفعل في العمل"... إلخ) وتميل الموارد للانخفاض أكثر فأكثر ("ليست هناك موارد متاحة" و"إننا في حاجة لأن يقوم تشارلي بهذا المشروع أيضاً"، آسف لست قادراً على القيام بهذا العمل في أسبوع آخر ...إلخ). ومهمتك هي التأكد من وجود عدد كاف من الأشخاص للقيام بجميع المهام وأن هؤلاء الأشخاص لديهم من الوقت ما يكفى للقيام بالمهام المناطة إليهم.ما تقوم به
  1. ضع أسماء الأشخاص كل أمام العمل الذي توكله فيه وذلك في الهيكل الخاص بتقسيم العمل.
  2. تأكد من أن كل شخص قادر على إتمام عمله. فإذا كان هناك عمل يتطلب 10 أشخاص -يوم وكان "تشارلي" قادراً على القيام بعمل يوم واحد فقط كل أسبوع، فسوف يستمر لعشرة أسابيع، أما إذا كان متفرغاً تماماً له فسوف يستمر لأسبوعين فقط؛ أي أن هناك فارقاً كبيراً بين الحالتين.
  3. احفظ جميع المعلومات التي توصلت إليها في مخطط جانت؛ وهو مخطط يظهر المسئول عن كل مهمة ووقت قيامه بها.
  4. انتقل للخطوة 5 (أ).

5(أ) تحديد نسبة الخطأ في الخطة5 (أ) -1 الفكرةإن الخطة التي اتخذتها نتيجة لتطبيق الخطوات من 1 إلى 4 تمثل أفضل توقعاتك عن سير المشروع. ونظرياً، يمكنك التعامل مع القيود والعوائق التي تواجهها، لكن هناك أمراً واحداً عليك القيام به قبل أن تقوم بذلك. فالخطة يجب أن تتسم بالمرونة وذلك من خلال تحديد نسبة الخطأ فيها. ومن المحتمل أن تفشل خطتك في أول مرة يظهر لك فيها أمر غير متوقع في مشروعك. وهناك طريقتان لتحديد نسبة الخطأ في الخطة . الأولى أن تضع الاحتمالات في اعتبارك. وهناك عدة طرق للقيام بها ولكننا سنورد واحدة فقط في الجزء التالي، والأمر الثاني تحليل المخاطر ومهاجمة المخاطر التي قد تعترض طريقك قبل أن تهاجمك!5 (أ) -2 ما تقوم به
  • ضع فترة إضافية على الموعد النهائي للانتهاء من المشروع. وهذه الفترة مهمة للتعامل مع الأحداث غير المتوقعة التي قد تحدث طوال مدة المشروع. إذا كنت تبحث عن قاعدة عامة تتبعها للقيام بذلك، فقد تكون إضافة 15% من الوقت الإجمالي للمشروع. بمعنى آخر، إذا كان المشروع سيستغرق 7 أشهر، أضف شهراً آخر للأمور المحتمل حدوثها.
  • قم بتحليل المخاطر التي يواجهها مشروعك.
  • حدد المخاطر التي قد يواجهها مشروعك، وهي الأمور التي قد تسبب مشكلات للمشروع وتجعله يسير في طريق خاطئ.
  • أعط لكل منها درجة وفقاً لفرص حدوثها. استخدم مقياس من 1-3 بحيث يعنى الرقم 1 أنها غير محتملة الحدوث بشكل كبير، أما 3 فيعني أنها محتملة الحدوث للغاية ويعنى الرقم 2 أي شيء آخر.
  • أعط لكل واحدة منها درجة وفقا لآثارها. واستخدم المقياس من 1-3.
  • اضرب فرص حدوثها في آثارها كي تعرف نسبة الانكشاف؛ أي تعرضها للخطر.
  • بالنسبة للأمور ذات نسبة الانكشاف المرتفعة (الانكشاف= 6 أو 9)، حدد الإجراءات التي يمكنك اتخاذها للحد من هذه المخاطر.
  • ضع هذه الإجراءات (المهام) في الخطة وتعامل معها كأي عمل أخر.
  • انتقل للخطوة 5(ب).

5(ب) إدارة توقعات الأشخاص5(ب) -1 الفكرةإن المشروع الناجح هو الذي يتم فيه تحديد توقعات الأطراف المعنيين في مرحلة مبكرة ثم التعامل معها طوال مدة المشروع. ولتوضيح الأمور، سوف ينجح مشروعك إذا أدرك الأطراف المعنيون الموقف دائماً. يكمن جزء كبير من ذلك في تحديد توقعات الأطراف المعنية في البداية، ويتطلب ذلك التعامل مع القيود والعوائق التي يواجهها المشروع. وسوف يوضح لك الجزء التالي ما تقوم به.5(ب) -2 ما نقوم بهقد تتوافق التواريخ والموارد والميزانية التي تحددها في خطتك مع القيود المفروضة عليك، وفى هذه الحالة يمكنك قطع بعض التعهدات على نفسك أمام الأطراف المعنيين بناءً على خطتك، أي أنك يمكن أن تخبرهم بالموعد النهائي وتكلفة المشروع والموارد التي تحتاجها.
إذا لم تحدث النقطة (1) -وهي نادراً ما تحدث!- يمكنك القيام بما يلي. قد لا تلبى الخطة التي وضعتها القيود، ولكن إعداد خطة منقحة قد يفي بهذا الغرض. وهناك أربعة متغيرات ترتبط بالخطة يمكنك التنويع فيما بينها. وهي:
  • ما يقدمه المشروع.
  • تاريخ التسليم.
  • العمل الضروري/ الميزانية.
  • جودة النتائج.

ومن خلال التنويع بين واحدة أو أكثر من تلك المتغيرات قد تتمكن من وضع نموذج لخطة تحوز إعجاب المساهمين.
  1. إذا لم تحدث النقطة (2) فهذا يعنى أن الأطراف المعنية يطالبون بشيء مستحيل. وعليك ألا توافق أبداً على القيام بمهام مستحيلة. أصر دائماً على أن يطالب الأطراف المعنيون بأمور واقعية وهي النقاط التي وضحناها في النقطة (2). وقد لا يرضى جميع الأطراف المعنيين بما تم الاتفاق عليه في نهاية المفاوضات، ولكنهم يعرفون على الأقل أنهم يمكنهم الاعتماد على ما تم الالتزام به الأمر الأفضل من مجرد الوعد بالقيام بشيء مستحيل الحدوث.
  2. الآن أصبحت مستعداً للبدء في تنفيذ المشروع.