المشكلة (problem): حالة واقعية، تتجلى في قصور النظام عن القيام بوظائفه وتحقيق أهدافه. تحتاج إلى تشخيص وتحليل وتتطلب حلاً. ولكل مشكلة أعراضها وأسبابها.
الحالة (State): هي مجموعة الشروط والظروف الداخلية والبيئية التي يكون عليها النظام. وفي حالة وقوع مشكلة فإن الحالة والمشكلة تشكلان مع بعضهما البعض ما يسمى بالحالة – المشكلة.
الحالة ـ المشكلة (State – problem): مجموعه الشروط والظروف التي يكون عليها النظام ولا تتيح له إمكانية القيام بوظائفه على المستوى المطلوب لتحقيق أهدافه.
عرض (Symptom) المشكلة: ظاهرة تنم عن خلل ما في عمل النظام. وهو نتيجة لسبب ما.
سبب (Cause) المشكلة: فعل سلوآي لعنصر أو أآثر من عناصر النظام، يؤدي إلى حدوث خلل ما في عمل النظام (وقوع مشكلة).
تشخيص (Diagnosis) المشكلة: عملية واعية وهادفة، تتلخص في تحديد الحالة - المشكلة بالتمييز بين المشكلة وأعراضها وأسبابها وبينها وبين المشكلات الثانوية المرافقة لها.
تحليل (Analysis) المشكلة: عملية واعية وهادفة، تتلخص في صياغة الهدف ( أو مجموعة الأهداف) المتوخاة من حل المشكلة ودراسة أسبابها وتحديد عواملها ومتغيراتها ومن ثم صياغتها آمسألة تتطلب حلاً.
حل (Solution) المشكلة: مجموعة الإجراءات التي تهدف إلى نقل النظام من حالة القصور عن القيام بوظائفه وتحقيق أهدافه إلى حالة تمكنه من تحقيق ذلك. إن نقل النظام من حالة راهنة إلى أخرى يتطلب فعلاً مناسباً. وفي الوقت الذي تتعدد فيه بدائل الفعل الممكنة، تتعدد بدائل الحل الممكنة. لذلك آان لابد من حصر وتحديد مجموعة بدائل الحل الممكنة واختيار أفضلها حسب مبدأ المعقولية