الموضوع: تصميم نظام محاسبي

تصميم نظام محاسبي
________________________________________
يعتبر نظام المحاسبة المالية في اي وحدة اقتصادية الاساس الاول لبناء نظام المعلومات المتكامل الذي لا غنى عنه اليوم في ما يسمى بحق عصر ثورة المعلومات . و ذلك لما يوفره للادارة من بيانات فعلية و شاملة لكل عناصر النشاط بالشركة . البيانات التي تساعد الشركة على تحقيق الكثير من الفوائد منها .
-1- توفير البيانات اللازمة للوقوف على حقيقة المركز المالي للشركة و عناصره .
-2- التعرف على حقيقة نتائج نشاط الشركة من ارباح و خسائر في صورة تحليلية .
-3- توفير البيانات اللازمة لاعداد التقارير المالية و التحليل المالي لانشطة الشركة و قياس التطور في الاداء . فمعيار فاعلية و نجاح اي نظام هو مدى اعتماده على بيانات و معلومات مناسبة و جاهزة في الوقت المناسب و تكون ذات معنى و هدف .
-4- توفير المقومات الاساسية للرقابة الداخلية على عناصر التشغيل و المصروفات و الايرادات للشركة بما يمكن من استثمار الامكانيات المتاحة للشركة الاستثمار الامثل .
-5- الرقابة و المتابعة لكافة اقسام الشركة و تقييم الاداء الاكثر فاعلية عن طريق اعداد الموازنات التخطيطية و محاسبة المسؤوليات .
-6- تهيئة المناخ لوضع نظم التخطيط و الرقابة.
-7- الاستفادة من نظام المعلومات المحاسبية في تحقيق فاعلية نظام الادارة بالاهداف . و لكي يكون النظام مؤثرا و فعالا فانه تم الاخد في الاعتبار عند وضع النظام المحاسبي ان تتوافر الشروط التالية +
-ا- ان يرتبط النظام بالهبكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية ++
-ب- ان تظهر المعلومات المحاسبية علاقة الانشطة الادارية بعضها ببعض في شكل مجموعة من التقارير اليومية
الملائمة و التي تفيد في تحقيق فاعلية الادارة بالاهداف .
-ج- ان تكون الثقة كاملة من قبل المستفيدين الاداريين لنظام المعلومات المحاسبية حتى يمكن لهذه المعلومات ان تحقق اهداف نظام الادارة بالاهداف .
-8- توفر للادارة الادلة القوية و القرائن التي تمكنها من الدفاع عن صدق قراراتها و بياناتها امام الجهات الرسمية او البنوك او الدائنين او غيرهم .

فلسفة نظام المحاسبة المالية المقترح
-------------------------------------------
يقوم النظام على مجموعة من الاعتبارات و الفلسفات نجملها فيما يلي .
الشمول .. بمعنى شمول النظام لجميع عمليات و اعمال الشركة و تحقيق الترابط الكامل بينها .
البساطة و الوضوح .. بحيث يسهل تطبيقه دون تعقيدات و يعمل على تبسيط الاجراءات والاعمال المالية.
المرونة .. بحيث يلائم التوسع في الانشطة و الاعمال مستقبلا مما لا يتطلب اي تعديلات جوهرية.
القابلية للتحول الى استخدام الكمبيوتر .
الوفاء بحاجات الادارة ..... حيث يمكن من خلاله اعداد مراكز مالية شهرية او ربع سنوية حسب حاجة الادارة .
الواقعية ... بمعنى ان يتفق النظام باجراءاته و مكوناته مع طبيعة و ظروف النشاط داخل الشركة و يعكس كل جوانب الانشطة المختلفة التي تقوم بها الشركة.



طريقة القيد المزدوج :
الطريقة المقترحة خليط من الطرق المحاسبية المعروضة في القيد و هي الفرنسية و الانجليزية حيث تعتمد على -
-1- امساك دفتر يومية عامة مركزية لاثبات القيود المركزية و التسويات الجردية و قيود الفتح و الاقفال.
-2- استخدام دفاتر يوميات مساعدة للعمليات الاخرى.
-3- استخدام دفتر يومية مساعدة للعمليات الاخرى.
-4- امساك مجموعة من السجلات و الدفاتر المساعدة و التحليلية و المتابعة لتوفير التحليلات و البانات اللازمة.

مقومات النظام المقترح :
يتكون النظام المقترح من العناصر و الاجزاء التالية و في ضوء الاسس السابقة
- المستندات و الدورات المستندية .
- الدليل المحاسبي
- المجموعة الدفترية و السجلات .
- المعالجات المحاسبية للعمليات الرئيسية
- القوائم و التقارير و الملخصات المالية .

المستندات و الدورات المستندية للعمليات
تهدف عملية تصميم نماذج المستندات و الدورات المستندية لعمليات و انشطة الشركة لما يلي -
-1- تحقيق الضبط الداخلي للعمليات و الرقابة على عناصر التشغيل.
-2- تسهيل اجراءات تنفيذ العمليات.
-3- انسياب المستندات بسهولة و بسرعة.
-4- توفير البيانات اللازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر و تحليل البيانات و اعداد الدفاتر و القوائم و الملخصات المالية.
و حتى تحقق الدورات المستندية اهدافها فانه يجب ان تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة و انشطتها ذات الاثر المالي.
تنظيم استخدام و تداول نمادج المستندات:
يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالي حيث يقوم اي موظف باستلام دفتر بالتوقيع على نموذج استلام دفاتر يوضح به اسم الموظف المستلم و نوع الدفتر و رقم مساسل من ... الى ... . و عند انتهاء الدفتر يتم تسليمه مرة اخرى الى المدير المالي.



و قد صنفت الدورات المستندية وفقا للعمليات و الانشطة التي تمارسها الشركة .
الى دورات مستندية فرعية
________________________________________
الدورة المستندية للمقبوضات
-2-2-1- المقبوضات النقدية بالخزينة .
* عند قبول العميل عرض الاسعار المقدمة من قبل ادارة الشركة تقوم ادارة المبيعات بتحرير اذن توريد نقدية/شيكات من اصل + 2 صورة .
الاصل - يسلم للعميل للتوجه به الى امين الخزينة. ... الصورة الاولى - ترسل الى ادارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. .... الصورة الثانية - تحفظ بالدفتر. ....
و ذلك مقابل الدفعة المقدمة او طبقا لشروط العرض.
* يتوجه العميل باصل اذن توريد نقدية/شيكات الى خزينة الشركة للسداد . حيث يقوم امين الخزينة اذن التوريد و النقدية و تحرير ايصال استلام نقدية/شيكات من اصل + 3 صورة .
الاصل - يسلم للعميل الذي قام بتوريد النقدية او الشيكات. .... الصورة الاولى - ترسل الى ادارة الحسابات *حسابات العملاء* ... الصورة الثانية - ترسل الى ادارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. ... الصورة الثالتة - تحفظ بالدفتر.
* و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بالتاكد من تسجيل جميع ايصالات الاستلام و اذون الصرف في كشف حركة الخزينة و ارفاق جميع المستندات بالكشف و تسليمها لادارة الحسابات .
* تقوم ادارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق و التسجيل ايظا باستاذ مساعد العملاء.
* ثم تقوم ادارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بايصالات استلام النقدية و فواتير البيع او العقود او عروض الاسعار .... و ايظا التاكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام ادارة الحسابات بتسجيلها.
-2-1-2- المقبوضات بشيكات .
* يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه الى ادارة المبيعات حيث تتاكد من صحة الشيك و المبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير اذن توريد نقدية/شيكات من اصل + 1صورة ... نموذج رقم 1 . .... الاصل - يسلم لامين الخزينة...... الصورة - تحفظ بالدفتر.
* يقوم العميل بالتوجه الى امين الخزينة بالشيك و اذن التوريد حيث يقوم بتحرير ايصال استلام نقدية/شيكات من اصل + 2صورة ... نموذج رقم 2.
الاصل - يسلم للعميل .... الصورة1 - ترسل الى ادارة الحسابات..... الصورة2 - تحفظ بالدفتر.
* و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبينا بها حركة النقدية و الشيكان بالخزينة و يرفق بها المستندات ثم يسلمها الى ادارة الحسابات لاتخاد الاجراءات المحاسبية اللازمة.
* كما يقوم امين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع ارقام الشيكات الواردة اليه و تواريخ استحقاقها و قيمتها و البنك المسحوبة عليه لارسالها الى البنك للتحصيل و توقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات.
-2-2- المدفوعات .
-2-2-1- المدفوعات النقدية .
* يقوم طالب صرف النقدية بتحرير اذن صرف نقدية من اصل فقط . الاصل - يقدم لامين الخزينة .
* ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الادارة التابعة وايظا من مدير الادارة المالية.
* ثم يتقدم طالب الصرف باذن الصرف الى امين الخزينة الذي يسلمه النقدية و يحتفظ لديه باذن الصرف لارفاقه بملخص حركة الخزينة اليومي لاعادته لقسم الحسابات لاتخاد الاجراءات المحاسبية اللازمة بشانه .
* و لاحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب ان تعتمد اذون الصرف من السادة المفوضين لهم باعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل في حدود السلطات المنوطة له.
-2-2-2- المدفوعات بشيكات .
* تتقدم الجهة الطالبة للشيك الى ادارة الحسابات التي تتولى تحرير اذن صرف الشيكات من اصل و صورة .... نموذج رقم 4 . .... الاصل - يرسل الى الادارة المالية. ... الصورة - تحفظ بالدفتر.
* و يوضح باذن صرف الشيك كل من . مبلغ الشيك .. و تاريخ الاستحقاق .. و سبب الصرف .. و الجهة المصدر اليها .. و يتم اعتماده من مدير الادارة الطالبة للشيك.
* ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة ادارة الحسابات و تتولى توقيع الشيك و اعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة و تستوفي باقي بيانات اذن الصرف بالشيك و يعتمد من المدير المالي.
* و يسلم الشيك للجهة الطالبة و توقع على اذن الصرف بالاستلام و تتخذ الاجراءات المحاسبية.
-2-3- الدورة المستندية للعهدة المستديمة .
هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف منها على متطلبات الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف ولا تتم تسويتها الا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما ان طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها و زيادتها او تخفيظها طبقا للاجراءات التالية -
-1- عند صرف العهدة او زيادتها -
-ا- يقدم طالب العهدة اذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها الى ادارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف و رفع الطلب للمدير المالي لاعتماده .
-ب- تقوم ادارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة .
-ج- نفس الاجراءات تتبع عند زيادة العهدة .
-2- عند استعاضة العهدة -
-ا- يقوم امين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام ايصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم5 .. و يجب ان يوقع المستفيد باستلام المبلغ وان يرفق مستند الصرف مع الايصال .
-ب- يقوم امين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة 70 بالمائة من قيمتها او عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم6 تسجل فيه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع ايصالات الصرف المؤقتة و يقدم الكشف مرفقا به المستندات الى ادارة الحسابات .
-ج- تقوم ادارة الحسابات بمراجعة الكشف و المستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير اذن صرف نقدية.
-د- تقوم الادارة المالية بمراجعة الكشف و المستندات و اذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالي لاعتماد الصرف.
-ه- يقوم امين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازي لاجمالي كشف الاستعاضة و يوقع امين العهدة على اصل اذن الصرف باستلام المبلغ .
-و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية الى الادارة المالية لاتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ. .
-ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكي يعود رصيد العهدة الى المبلغ الاصلي لها .
-2-4- الدورة المستندية للاجور والمرتبات .
* يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف . الساركي ... نموذج رقم7 يوقع عليها الموظف/العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر ايظا تلك البطاقة المستند الاساسي لحصر اوقات الغياب و المرضى و الاضافي.
* عند حضور الموظف/العامل يوقع على الساركي و يختم بساعة الحضور.
* في حالة الخروج اثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الادارة التابع لها الموظف/العامل و موقع عليها من المدير الاداري بعد موافقة مدير الادارة التابع لها الموظف و يحتوي تصريح الخروج على اسم الموظف/العامل و ساعة الخروج المقرر الرجوع اليها . اما اذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح و يحرر ذلك التصريح من اصل + 1 صورة
الاصل – يرسل الى الادارة الادارية .... الصورة – تسلم لمكتب امن البوابة.
• يتجه الموظف/العامل الى الامن الذي يثبت من خلال التصريح بسجل خاص ساعة الخروج وساعة العودة من واقع عودة الموظف/العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على بيانات المدة المحددة والمصرح له بها بالتصريح.
يعاد التصريح بعد ذلك الى المدير الاداري للحفظ.
* في نهاية اليوم يقوم الموظف/العامل بختم الساركي بساعة الانصراف.
بالنسبة لحصر وقت الاضافي فيتم عن طريق الساركي ايظا.
تقوم الادارة التابع لها الموظف/العامل بتحرير اذن بساعات عمل اضافية من اصل + 2 صورة ... نموذج رقم 9 .
الاصل – يحرر بمعرفة الادارة التابع لها الموظف/العامل ...... الصورة الاولى – ترسل الى ادارة الشؤون الادارية. ..... الصورة الثانية – ترسل الى مكتب الامن .
• في نهاية اليوم . وبعد انقضاء الوقت الاضافي المقرر يقوم الموظف/العامل بختم الساركي بساعة الانصراف.
• في نهاية كل شهر تقوم الادارة الادارية بتجميع الساركي و يتم تفريغ وتجميع اجمالي عدد ساعات العمل الاضافية ... نموذج رقم10 و على اساسه يتم احتساب الاجر الاضافي لكل موظف/عامل.
.قبل نهاية الشهر يعد كشف اجور مرتبات العاملين ... نموذج رقم11 . الذي يوضح الاستحقاقات - المرتب الاساسي/المرتب الاضافي/البدلات/مستحقات اخرى -- و الاستقطاعات --
حصة الشركة في التامينات الاجتماعية/حصة العامل/الموظف في التامينات الاجتماعية/ ضريبة كسب العمل/الغياب/الجزاءات/استقطاعات اخرى- و صافي الاجر .. توقيع الموظف العامل بالاستلام.
في نهاية كل شهر يقوم المدير الاداري بعمل مذكرة ترفع الى المدير المالي تحتوي على بيان بالتعيينات الجديدة و تشتمل على +اسم الموظف/العامل+المرتبالشهري+تاريخ التعيين ..... نموذج رقم12 من اصل و 2 صورتين .
الاصل - يحرر بمعرفة ادارة الشؤون الادارية و يرسل الى الادارة المالية. ... الصورة الاولى - يحتفظ بها بالادارة الادارية.
في جميع الاحوال تقوم الادارة الادارية باحتساب الجزاءات يدويا وكذلك الخصومات التي تتم عن طريق قسمة المرتب الاساسي على 30 يوم ثم يضرب في عدد ايام الخصم.
في حالة قيام الموظف/العامل باجازة يقوم الموظف/العامل باعداد نموذج طلب اجازة يعتمد من مدير الادارة التابع لها.

الدورة المستندية للمشتريات
-2-5-1- الدورة المستندية للمشتريات المحلية .
-أ- المشتريات الغير النمطية.
وذلك بالنسبة للاصناف التي لايتم تحديد حدود دنيا للاحتفاظ بها في مخازن الشركة وتتمثل هذه المشتريات على سبيل المثال في الاتي .
احتياجات تطلب لاول مرة وغير موجودة بالشركة او مخازنها.
الاصول الثابتة والمواد المستهلكة كالادوات المكتبية والتي لايخصص لها مخزن و تطلب اولا باول.
وفي هذه الحالة يتم اتباع الاتي .
يتم ارسال طلب الشراء من الجهة الطالبة الى ادارة المشتريات . ويحرر من اصل وصورة. ..... الاصل – يرسل الى ادارة المشتريات ... والصورة تحفظ يالدفتر.
تقوم ادارة المشتريات بتحرير امر الشراء الى المورد المختص لتوريدها . و يحرر من اصل + 3 صور ..... الاصل - يرسل الى المورد ... الصورة الاولى -. ترسل الى قسم الحسابات . الصورة الثانية – ترسل الى ادارة المخازن للاستلام بواسطتها ... والصورة الثالتة . تحفظ بالدفتر.
-ب- المشتريات المحلية النمطية.
وذلك بالنسبة للاصناف التي يتماشى معها اسلوب وضع حدود للمخزون *ادنى واعلى نقطة طلب*
وفي هذه الحالة يتم اتباع الاتي ..
يقوم امين المخزن بتحرير طلب شراء بالاصناف التي وصل رصيد مخزونها الى نقطة اعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة في ظل حالة التاكد او عدم التاكد من معدل الطلب . فكلما زادت درجة عدم التاكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة اعادة الطلب . وفي ظل حالة التاكد التام تنخفض نقطة اعادة الطلب الى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الامان في هذه الحالة باقي الدورة كما سبق بيانه –ا-

-2-5-3- دورة المشتريات الخارجية.
في حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فانه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية .
-1- يتم تحرير طلب استيراد بالاصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الادارة ... نموذج15. ثم يتم ارسال خطاب الى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للاصناف الثابتة المطلوب شراؤها للمصنع.
-2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الاستيراد المعتمد من سلطة الاعتماد للادارة المالية لاتخاد اجراءات الاستيراد من الخارج للاصناف المطلوبة.
-3- ثم تقوم ادارة الحسابات بتحرير طلب الاستيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركي ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح اعتماد مستندي ووضع كافة الشروط الخاصة بالأستيراد والتي تم الاتفاف عليها مسبقا مع المورد .+
-4- يتم ارسال المستندات كاملة للبنك شاملة الاقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الاعتماد حيث يقوم المورد باخطار الشركة بتلكس او فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة . ويتم ارسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة في حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك
-5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للمخلص الجمركي المتعاقد مع الشركة ليقوم باتخاد اجراءات التخليص وقبل الافراج النهائي يقوم باخطار الادارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية.
-6- يتم الافراج النهائي بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتاكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص الى مخازن الشركة.
* عقب ورود البضاعة الى الشركة يقوم المدير الفني ومدير الانتاج بفحص البضاعة والتاكد من صلاحيتها ثم يحرر امين المخزن اذن لاضافة البضاعة مع موافاة الادارة التجارية و المخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الاصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة.
* في حالة وجود توالف يحرر محضر اثبات والمطالبة بالتعويضات وفقا لوثيقة التأمين .
* تقوم الادارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع اذن اضافة المخازن مع ايصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقا بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتخد الاجراءات المحاسبية اللازمة بعد انتهاء الادارة المالية من قيد المستندات بحساب الاعتمادات المستندية و قفل الاعتمادات المستندي لأضافته للمخازن.
* يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندي توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندي والتي تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الاعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى اضافة الاصناف الى المخازن .
* يحررالنموذج من اصل + صورة وتوزيع كالتالي . .... الاصل يودع في قسم الحسابات ..... والصورة ترسل الى قسم التكاليف
* تقوم ادارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها في سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف.
* في حالة نعدد الاصناف داخل الرسالة الواحدة فانه يتم توزيع مصروفات الاستيراد والشراء على الاصناف باستخدام الأسس المناسبة للتوزيع
دورة التخزين و الصرف والارتجاع . المخازن
-أ- دورة التخزين . اضافة المشتريات بالمخازن .
-1- عند وصول المشتريات للمخازن يتم تشكيل لجنة و ذلك لأستلام الاصناف الواردة وفحصها من النواحي الفنية والمواصفات ومطابقة فاتورة المورد مع أمر التوريد السابق اعداده – وتتكون اللجنة من
أمين المخزن .... والتي ستضاف الى عهدته.
عدد 2 عضو فني ..... لفحص الخام من ناحية المواصفات .
مندوب الامن .... لحصر العدد مع امين المخزن.
ثم تقوم اللجنة بتحرير محضر فحص وأستلام من اصل +صورة .
الاصل - يودع في قسم الحسابات. و الصورة تحفظ بأدارة المخازن.
-2- بناء على محضر الفحص والأستلام يقوم امين المخزن بأضافة الأصناف الى المخزن به بأصدار اذن أضافة – بتفصيلي البضاعة الواردة من أصل وصورتين.
الأصل يودع في قسم الحسابات ... والصورة الأولى ترسل الى أدارة المخازن ... والصورة الثانية تحفظ بالمخزن.
ثم يتولى أمين المخزن قيد الأضافة بكروت الصنف وحفظ البضائع بالمكان المناسب لها بالمخازن .
-ب- دورة الصرف من المخازن .
-1- تقوم الادارة الطالبة بتحرير طلب صرف اصناف من المخزن بعد التوقيع عليه بالموافقة من مدير الادارة . من اصل وصورة . ..... الاصل - يرسل الى ادارة المخازن ... والصورة تحفظ لدى الادارة الطالبة.
-2- يقوم امين المخزن -في حالة وجود الاصناف المطلوب صرفها- بتحرير اذن صرف اصناف . من اصل و صورتين.
الاصل - يرسل الى قسم الحسابات . ..... الصورة الاولى - ترسل الى ادارة المخازن لكي تحفظ بالدفتر بعد توقيع المستلم عليها. ... الصورة الثانية - تحفظ لدى الادارة الطالبة.
-3- ثم يقوم امين المخزن باثبات الصرف بكارت الصنف الخاص بما تم صرفه .
الدورة المستندية للمواد المرتجعة للموردين .
* عند وجود عيب بالبضاعة يظهر بعد استلامها و اضافتها للمخازن تقوم الادارة الطالبة بتشكيل لجنة لفحص البضاعة وتحديد كل من الكميات التي يتم رفضها وأسباب الرفص ... ويحرر اذن ارتجاع أصناف لمورد من أصل وصورتين ..
االاصل يسلم لادارة المخازن لاتخاج اللازم نحو استبعاد الكميات المرفوضة من المخازن.
الصورة الأولى -- تسلم لقسم المالية للاتصال بالمورد وتحديد كيفية تسليمه المردودات.
الصورة الثانية - تحفض لدى لجنة الفحص المشكلة من الادارة الطالبة.
الدورة المستندية لأصناف هالكة وغير صالحة للاستخدام .
* وهي دورة ارتجاع الأصناف غير الصالحة للاستخدام من أصول و خلافه ويتم الاحتفاظ بها بمخزن الهالك -ان وجد- لحين التصرف فيها ويحرر اذن ارتجاع هالك من أصل وصورتين. الاصل - يسلم الى مخزن الهالك و المخلفات.
الصورة1 تسلم الى الادارة المالية .... الصورة2 - تحفظ بالجهة التي قامت بالارتجاع

دورة المبيعات .
تقوم ادارة المبيعات بتحرير .. طلب عميل . بناء على رغبات العميل وفيه يتم تحديد دقيق لكل صنف على حدة //
كمية - سعر الوحدة - مواصفات الصنف - مكان التسليم - طريقة السداد // من أصل وصورتين ... موقعا عليه من العميل وكذلك من المعد لهذا النموذج
الأصل يسلم الى ادارة المخازن ..والصورة1 تسلم للعميل .. والصورة2 تحفظ بادارة البيعات .
* تقوم ادارة المبيعات بتحرير الفاتورة بناء على طلب العميل بالكميات المطلوبة من أصل و 4 صور .
الاصل - يسلم للعميل للسداد بموجبها والاستلام. ... الصورة1 - ترسل الى ادارة الحسابات.
الصورة2 - ترسل الى المخزن الذي يقوم بتسليم الكميات المطلوبة.
الصورة3 - تحفظ بملف العميل ... الصورة4 - تحفظ بدفتر الفواتير بادارة المبيعات.



المجموعة الدفترية و السجلات
________________________________________
تم اقتراح المجموعة الدفترية طبقا للطريقة الفرنسية مع اضافة يومية التسويات للميزات التالية .
- وجود يومية عامة و يوميات مساعدة
- وجود يوميات مساعدة للعمليات المتكررة الحدوث مثل النقدية و البنوك المبيعات المشتريات .
- وجود دفاتر احصائية او تحليلية تتفق و احتياجات الادارة . و تعتبر هذه الطريقة في القيد خليطا بين الطريقتين الفرنسية و الانجليزية .
الدفاتر الاصلية
دفتر اليومية العامة .
و هو يمثل دفتر القيد الرئيسي و يتم التسجيل فيه من واقع اذون قيد اليومية العامة ... و تسجل فيه القيود التالية
ا- القيود المركزية الشهرية لدفاتر اليوميات المساعدة
ب- العمليات التي ليس لها دفتر يومية مساعدة .
ج- قيود التسويات الجردية التي تجري عند اعداد المراكز المالية الشهرية او السنوية .
د- قيود فتح و اقفال الدفاتر في بداية و نهاية كل عام مالي
دفتر الجرد .
اليوميات المساعدة .
دفتر يومية الخزينة .
اولا . جانب مقبوضات الصندوق
ثانيا . جانب مدفوعات الصندوق
دفتر يومية البنوك
و يخصص لاثبات المعاملات التي تتم مع البنوك يوميا و يرحل منه الى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة اولا باول و يستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكونة من 16 خانة بالاصناف الى خانة للبيان و اخرى لرقم القيد و تاريخه بكل جانب و يمكن استخدام دفتر واحد لجميع البنوك التي تتعامل معها الشركة على ان يقسم من داخله الى اجزاء بحيث يخصص لكل بند جزء من الدفتر .
دفتر يومية مشتريات خامات و مستلزمات انتاج .
و يخصص لاثبات حركة المشتريات التي تتم بالشركة . و تقيد هذه العمليات اولا باول ثم ترحل الى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .و يستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من 16 خانة بالاضافة لخانة للبيان و اخرى لرقم المستند و تاريخه في كل جانب .
دفتر يومية المبيعات .
و يخصص لاثبات حركة المبيعات التي تتم بالشركة . و تقيد هذه العمليات اولا باول ثم ترحل الى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .
و يستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من 16 خانة بالاضافة لخانة للبيان و اخرى لرقم المستند و تاريخه في كل جانب .
و يتم القيد بهذا الدفتر من واقع فواتير المبيعات طبقا لتسلمها .
دفتر يومية التسويات .
يخصص لاثبات حركة التسويات على جميع الحسابات و التي ليس لها دفتر يومية مساعدة
و تقيد هذه العمليات اولا باول ثم ترحل الى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعدة .
و يستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من 32 خانة بالاضافة لخانة للبيان و اخرى لرقم المستند و تاريخه في الجانب الايسر فقط .
و يتم القيد بهذا الدفتر من واقع مستند قيد التسويات .
و تخصص خانة لاجمالي الحركة في المنتصف و يقيد في الجانب الايمن الحسابات المدينة و يقيد بالجانب الايسر الحسابات الدائنة
و في نهاية كل شهر يتم تجميع الخانات راسيا و تتم مطابقة مجاميع الاعمدة بالجانب الايمن مع مجاميع الاعمدة بالجانب الايسر و كذلك مع مجموع خانة الاجمالي ....ثم يرحل القيد الى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .

ملخصات الحركة و الموازين الفرعية
________________________________________
القوائم والتقارير
كشف حركة الخزينة. ملخص حركة البنوك. ملخص المشتريات على مستوى الصنف. بيان بالاعتمادات المستندية القائمة. سجل حركة المخزون
ملخص المصروفات العمومية والإدارية. ملخص مصروفات المشتريات. ملخص مصروفات البيع والتوزيع. ميزان أرصدة العملاء
ميزان أرصدة الموردين. بيان أوراق القبض المستحقة. بيان أوراق الدفع المستحقة أو (الشيكات المسحوبة). قائمة التدفقات النقدية(تقديرية/فعلية)
بيان أرصدة نقدية. ملخص مقبوضات نقدية. ملخص مدفوعات نقدية. مركز السيولة النقدية. ملخص المبيعات على مستوى الصنف
ميزان مراجعة بالمجاميع وبالأرصدة. الميزانية العمومية . حساب الأرباح والخسائر .حساب توزيع الأرباح .

التقارير المالية

اسم التقرير	دورة التقرير	المعد للتقرير	المراجع للتقرير ومعتمده	المرفوع له التقرير
أولا – ملخصات الحركة:
كشف حركة الخزينة	يومي	أمين الخزينة	الحسابات	المدير المالى
كشف حركة بنك	يومي	حسابات البنوك	رئيس الحسابات	المدير العام
ملخص المشتريات(أصناف)	شهري	موظف المشتريات	رئيس الحسابات	المدير العام
بيان الاعتمادات المستندية	شهري	موظف الحسابات	رئيس الحسابات	المدير العام
ملخصات حركة المخزن	شهري	مراقب المخزن	رئيس الحسابات	المدير المالى
ملخصات المصروفات	شهري	موظف الحسابات	رئيس الحسابات	المدير المالى
ثانيا – موازين فرعية:
ميزان العملاء في / / 200	شهري	حسابات العملاء	رئيس الحسابات	المدير المالى
ميزات أرصدة الموردين في / / 200	شهري	حسابات الموردين	رئيس الحسابات	المدير المالى
بيان أوراق القبض المستحقة / / 200	يومي	الحسابات العامة	رئيس الحسابات	المدير المالى
بيان أوراق الدفع المستحقة / / 200	يومي	الحسابات العامة	رئيس الحسابات	المدير المالى
ثالثا – التقارير والقوائم المالية:
قائمة التدفقات النقدية الفعلية والتقديرية	شهري	رئيس الحسابات	المدير المالى	المدير العام
بيان الأرصدة النقدية	اختياري	رئيس الحسابات	المدير المالى	المدير العام
بيان المقبوضات النقدية	اختياري	رئيس الحسابات	المدير المالى	المدير العام
بيان المدفوعات النقدية	اختياري	رئيس الحسابات	المدير المالى	المدير العام
مركز السيولة الفعلي	اختياري	رئيس الحسابات	المدير المالى	المدير العام
ملخص المبيعات	شهري	إدارة المبيعات	مدير المبيعات	المدير العام