إن التمكن من فصل المؤثرات الخارجية غير التدريب موضوع هام، لأنه سيحقق دقة وموضوعية في عملية تقييم النشاط التدريبي ، ومن الطرق المستخدمة لهذا الغرض1 :
- مجموعة إرشادية من المشاركين في دورة التدريب يتم مقارنتها مع مجموعة مراقبة غير مشاركة ؛
- مسارات التوجهات لتوضيح قيم مخرجات معينة، ثم مقارنة النتائج مع البيانات الفعلية بعد الدورة؛
- قيام المشاركين و المساهمين بتقدير حجم التحسن المرتبط بالدورة؛
- قيام المديرين و المشرفين بتقدير تأثير الدورة على مقاييس المخرجات؛
- قيام الخبراء المحايدين بتقدير تأثير الدورة التدريبية على بيانات مخرجات الأداء؛
- تحديد العوامل المؤثرة الأخرى حساب التأثير، والإبقاء على التحسن غير المفسر مرتبطا بالتدريب. عملية عزل المؤثرات غير التدريب هي هامة للغاية حتى تتسم عملية تقييم المردودية بالدقة المطلوبة، لكن التطبيق على الواقع يستدعي الوقت و الجهد اللازمين .
إن عملية التقييم تمر بمراحل ، لكن هناك خطوات هامة للوصول إلى تقييم مردودية التدريب ، يجب التركيز عليها وهي:
أولا : تحويل البيانات إلى قيم مالية
يتم تحويل البيانات المتعلقة بفوائد التدريب إلى قيم مالية حتى يتسنى مقارنتها مع تكاليفه ، لذلك تتطلب هذه العملية وضع قيمة على كل وحدة من وحدات البيانات .
وفي مجال تحويل البيانات إلى قيم مالية ، نجد أن أسهل برنامج يمكن قياسه وتحويله إلى قيم مالية، هو التغير في المخرجات ، كزيادة الإنتاج ، زيادة المبيعات أو الإنتاجية ، أما بالنسبة لادخار الوقت و تحسين
1- جاك فيليب ورون ستون، مرجع سبق ذكره، ص : 52، بتصرف.
الجودة فهي أكثر صعوبة بعض الشيء عند تحويلها إلى قيم مالية . بينما الصعوبة الرئيسية تكمن في محاولة تحويل المحتويات المعنوية، كالتغير في السلوكيات والاتجاهات، انخفاض الشكاوى، أو تنفيذ بعض الأفكار الإبداعية الجديدة، أو ارتفاع الروح المعنوية1.
يتم تحديد قيم مالية للبيانات التي تم تجميعها عن طريق تحديد قيمة الزيادة في المخرجات وتحسين الجودة، أو الوفورات التي يحققها التدريب من تكاليف ووقت. وعادة ما يقوم الخبراء الخارجيين والداخلين بتقدير قيمة ما لأحد المقاييس، لكن لا بد من مراعاة الموضوعية والكفاءة للقيام بتقدير التكلفة أو القيمة.
بالإضافة إلى العائدات المالية الملموسة، فان معظم دورات التدريب يتولد عنها عائدات غير مالية، فأثناء تحليل البيانات يبذل الجميع جهودهم لتحويل جميع البيانات إلى قيم مالية، ونظرا لأن عملية التحويل تتم بصورة شخصية غير دقيقة، ستفقد القيم الناتجة مصداقيتها، وعندئذ يتم وضع قائمة من العائدات غير الملموسة مصحوبة بتبريرات مناسبة ومنها2:
- التأثير العام الملحوظ؛
- زيادة الرضا الوظيفي، والالتزام التنظيمي؛
- تعزيز القيادة التكنولوجية؛
- زيادة كفاءة العمل الجماعي؛
- زيادة كفاءة خدمة العميل وانخفاض وقت الاستجابة لمتطلباته.
ثانيا: تحليل تكاليف التدريب
إن تحليل تكاليف التدريب، خطوة هامة لحساب مردوديته, فأهم سبب لإجراء التقييم هو مقارنة عوائد التدريب بتكاليفه، وهذا السبب وحده يجعل أمر تحديد تكاليف برامج التدريب حتميا.
1- عبد الرحمن توفيق، مرجع سبق ذكره، ص :447.
2- جاك فيليب ورون ستون، مرجع سبق ذكره،ص :57.
هناك طريقتان أساسيتان لتصنيف تكاليف، الأولى بوصف المصاريف و النفقات مثل العمالة، المواد ، التجهيزات، الانتقالات. وهذه هي تصنيفات حساب المصروفات. الطريقة الثانية بترتيب و تصنيف عملي أو وظيفي مثل تطوير البرنامج ، التقديم و التصميم1.
ويمكن تصنيف هذه الأخيرة إلى2:
- تكاليف التحليل : هي التكاليف المرتبطة بالتعرف المبدئي على المشاكل، تحليل الاحتياجات والمتطلبات، وضع وتطوير الأهداف، اختيار المشاركين وإعداد وتجهيز عرض البرنامج ، ومن الأنواع الشائعة للتكاليف هنا المرتبات، المواد، معدات خاصة,أتعاب الاستشارات؛
- تكاليف التطوير : تشتمل هذه الفئة على التكاليف المرتبطة مباشرة بتطوير البرنامج، مثل مرتبات القائمين على تطوير البرنامج، اللوازم، أتعاب الاستشارات الخارجية، والتكاليف، والنفقات الأخرى المتعلقة بتطوير مواد الدورة والمساعدات المرئية*؛
ونظرا لأن هذه التكاليف عادة ما تكون أساسية وهامة ، فلابد من توزيع هذه التكاليف طول فترة استمرار البرنامج أو حذفها في بادئ الأمر.
- تكاليف التقديم : تشمل جميع التكاليف المتعلقة بتقديم البرنامج، بما في ذلك المواد الموزعة على المشاركين، مصاريف القاعة، مرتبات ومصاريف المشاركين، مرتبات المدربين، إيجار المعدات وأي تكاليف عامة يمكن توزيعها على التقديم الفعلي للبرنامج؛
- تكاليف التقييم : تشتمل على التكاليف المرتبطة بالتقييم، مثل مواد التقييم و الوقت المستغرق لعرض أدوات التقديم، تحليل النتائج وإبلاغها. إذا كان من المناسب استخدام اختبار إرشادي نموذجي،فان تكلفته تنضم إلى فئة التقييم.