«ما الإدارة؟، من المدير؟»..
قد تسمع هذه الأسئلة ، أو قد يتبادر بعضها إلى ذهنك أو قد تقول لنفسك : أنا موظف فقط، فما حاجتي لمعرفة العملية الإدارية ؟! أليس هذا هو عمل الرؤساء والمدراء ؟! في الواقع كلنا مدراء.
فمهما يكن موقعك أو وظيفتك يحتم عليك أحيانًا إدارة بعض الأمور. وحتى يمكنك إدارتها بشكل جيد، عليك أن تعي العملية الإدارية وعناصرها الرئيسة ومبادئها العامة. لذا.. سنحاول هنا تبسيط هذه العملية، وشرحها بشكل موجز يكفي لأن تتكون لدى الفرد منا صورة عامة عن هذه العملية الهامة.
ما الإدارة؟
من المنظور التنظيمي...
الإدارة هي: إنجاز أهداف تنظيمية من خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلاً للإدارة يتضح أنها أيضًا: إنجاز الأهداف من خلال القيام بالوظائف الإدارية الخمس الأساسية:
( التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة).
ما الهدف من تعلم الإدارة؟
إن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى شقين هما:
1- زيادة مهاراتك.
2- تعزيز قيمة التطوير الذاتي لديك.
من المؤكد أنك ستطبق أصول الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضًا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمس للإدارة. أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثًا فقط. سنقوم الآن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف الخمس بشكل مبسط؛ فهذا يساعد على فهم الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك.
الوظائف الخمس:
التخطيط:
هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.
التنظيم:
يعرف التنظيم على أنه: الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.
التوظيف:
يهتم باختيار الشخص المناسب وتعيينه وتدريبه ووضعه في المكان المناسب في المنظمة.
التوجيه:
إرشاد الموظفين وتحفيزهم باتجاه أهداف المنظمة.
الرقابة:
الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.
الوظيفة الأولى: التخطيط
غالبا ما يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل: ماذا يجب أن نفعل؟ ومن يقوم به؟ وأين؟ ومتى؟ وكيف؟ بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:
* ماذا نريد أن نفعل؟
* أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
* ما العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
* ما البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
أـ تحديد الموارد المطلوبة.
ب ـ تحديد عدد الموظفين ونوعهم (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
ج ـ تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
د ـ تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه
إلى ثلاث فئات مختلفة هي:
1- التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.
2- التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.
3- التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات.
أنواع التخطيط الثلاثة
التخطيط الاستراتيجي:
يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارية يجب أن تشارك فيها لكي تعمل.
وغاية التخطيط الاستراتيجي هي: إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها بعضاً.
التخطيط التكتيكي:
يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدًا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية،
كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
التخطيط التنفيذي:
يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة.
أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
خطوات إعداد الخطط التنفيذية
وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
تحليل البيئة وتقويمها: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
تقويم البدائل: عمل قائمة بناء على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقوم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
مراقبة النتائج وتقويمها: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
الوظيفة الثانية: التنظيم
التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات. التنظيم هو عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:
1- تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
2- تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
3- تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدرًا مناسبًا من السلطة.
4- تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المنظمة:
كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.
ماذا يعمل التنظيم؟
العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقًا في عملية التخطيط أمرًا ممكنًا. بالإضافة إلى ذلك فهي تضيف مزايا أخرى، مثل:
توضيح بيئة العمل:
كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارته، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحًا. ونوعية السلطات وحدودها يجب أن تكون محددة.
تنسيق بيئة العمل:
الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات، والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور، كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرف.
الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات:
العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خلال الهيكل التنظيمي. هذا سيتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات.
الخطوات الخمسة في عملية التنظيم
أولاً: احترام الخطط والأهداف: الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما يمكن إلغاء بعض الإدارات. أيضًا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيد العلاقات المعمول بها الآن.
ثانيًا: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:
ما الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداءً بالأعمال المستمرة التي تتكرر عدة مرات وانتهاءً بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.
ثالثًا: تصنيف الأنشطة:
المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:
1- فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج،.. ألخ).
2-- وضع الأنشطة في مجموعات بناءً على هذه العلاقات.
3- البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي.
رابعًا: تفويض العمل والسلطات:
إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية العملية التنظيمية وفي أثنائها.
خامسًا: تصميم مستويات العلاقات:
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والأفقية في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي: يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).
الوظيفة الثالثة: التوظيف
الناس المنتمون لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى.فهذه الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف، وهي مطالبة بتحديد الموظفين المؤهلين وجذبهم والمحافظة عليهم لملء المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. وهو يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.يمكن تبيين التوظيف على أنه عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة.
هذه الخطوات الثمانية تتضمن:
تخطيط الموارد البشرية، وتوفير الموظفين، والاختيار، والتعريف بالمنظمة، والتدريب والتطوير، وتقييم الأداء، والمكافآت والترقيات وخفض الدرجات والنقل، وإنهاء الخدمة.
مهام التوظيف الثمانية
تخطيط الموارد البشرية:
الغاية من تخطيط الموارد البشرية هي التأكد من تغطية احتياجات المنظمة من الموظفين. ويتم عمل ذلك بتحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوب توافرها في الموظفين.
ولعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاثة عناصر هي:
التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموظفين.
مقارنة احتياجات المنظمة بموظفي المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات.
تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج المنظمة)،
ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل المنظمة) لسد هذه الاحتياجات.
توفير الموظفين:
في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة. وستستخدم الإدارة أداتين في هذه الحالة هما: مواصفات الوظيفة، ومتطلباتها. وقد تلجأ الإدارة إلى العديد من الوسائل للبحث عمن يغطي هذه الاحتياجات، مثل: الصحف العادية والصحف المختصة بالإعلانات، ووكالات العمل، أو الاتصال بالمعاهد والكليات التجارية، ومصادر (داخلية أو خارجية) أخرى. وحاليًا بدأت الإعلانات عن الوظائف والاحتياجات التي تدار عن طريق الإنترنت حيث أنشئت العديد من المواقع لهذا الغرض.
الاختيار:
بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل المواقع المعلن عنها، ويتم اختيار من تتطابق عليه الاحتياجات. خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملء بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع إلى أشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.
التعريف بالمنظمة:
بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالمنظمة. عملية التعريف بالمنظمة تتضمن تعريف مجموعات العمل بالموظف الجديد واطلاعه على سياسات وأنظمة المنظمة.
التدريب والتطوير:
من خلال التدريب والتطوير تحاول المنظمة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة المنظمة.
التدريب:
يهتم بزيادة مهارات الموظفين.
التطوير:
يهتم بإعداد الموظفين لإعطائهم مسؤوليات جديدة لإنجازها.
تقويم الأداء:
يتم تصميم هذا النظام للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة.
قرارات التوظيف:
قرارات التوظيف كالمتعلقة بالمكافآت التشجيعية، النقل، الترقيات، وإنزال الموظف درجة.. كلها يجب أن تعتمد على نتائج تقييم الأداء.
إنهاء الخدمة:
الاستقالة الاختيارية، والتقاعد، والإيقاف المؤقت، والفصل يجب أن تكون من اهتمامات الإدارة أيضًا.
الوظيفة الرابعة: التوجيه
بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، تكون الخطوة التالية في العملية الإدارية هي توجيه الناس إلى تحقيق الأهداف التنظيمية. في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانًا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة إلى تعريفنا للقيادة فهي «إنجاز الأعمال من خلال الآخرين»، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفًا أو مديرًا فعالاً فعليه أن يكون قياديًا فعالاً،فحسن مقدرته على توجيه الناس تبرهن مدى فعاليته.متغيرات التوجيه أساس توجيهاتك لمرؤوسيك سيتركز حول نمطك في القيادة(دكتاتوري، ديموقراطي، عدم التقييد) وطريقتك في اتخاذ القرارات. هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في قرارك بكيفية توجيه مرؤوسيك مثل: مدى خطورة الحالة، نمطك القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، بكونك قائد موجه للآخرين عليك:
1- معرفة جميع الحقائق عن الحالة.
2- التفكير في الأثر الناجم عن قرارك على المهمة.
3- الأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذك للقرار.
4- التأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليك اتخاذه.
5- تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.
5- جعل الأوامر واضحة ومختصرة.
6- متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.
الوظيفة الخامسة: الرقابة
التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي المعنية بالفعل بمتابعة كل من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظمة تجاه تحقيق أهدافها.في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشأ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صممت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوعة في المنظمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتخطيط. في الحقيقة الغرض الأساسي من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. وهذه العملية يمكن أن تحصر في أربع خطوات أساسية تطبق على أي شخص أو بند أو عملية يراد التحكم فيها ومراقبتها.
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
إعداد معايير الأداء:
المعيار أداة قياس، كمية أو نوعية، صممت لمراقبة أداء الناس والسلع أو العمليات. المعايير تستخدم لتحديد التقدم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيا كانت المعايير،
ويمكن تصنيفها جميعًا إلى إحدى هاتين المجموعتين:
المعايير الإدارية أو المعايير التقنية.
فيما يلي وصف لكل نوع.
المعايير الإدارية:
تتضمن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركز جميعها على المساحات الأساسية ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإدارية عن: من، ومتى، ولماذا العمل.
مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهري من كل الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.
المعايير التقنية:
يحدد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليات، والمواد، والآلات، ومعدات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التقنية من مصادر داخلية وخارجية.
مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنعين لمعداتهم.
متابعة الأداء الفعلي:
هذه الخطوة تعتبر مقياسًا وقائيًا.
قياس الأداء:
في هذه الخطوة، يقيس المديرون الأداء ويحددون إن كان يتناسب مع المعايير المحددة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة ـ خلال الحدود المفترضة فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. أما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع و غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
تصحيح الانحرافات عن المعايير:
تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقة القياسات التي بينت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخية جدًا أو صارمة جدًا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكامًا رديئة عند تحديد الإجراءات التقويمية الواجب اتخاذها.